Organisation magasin de maintenance par appliquer methode de 5s et logiciel de GMAO

Organisation du magasin  maintenance

nous présentons tout d’abord les problèmes détectés au sein d'un magasin de maintenance. De ce fait, nous faisons un diagnostic de l’existant. Par la suite nous appliquons la méthode des 5S. Ceci nous permettons de préparer le terrain pour une nouvelle codification des pièces de rechange. Et finalement, nous exploitons le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur pour la gestion de ces derniers.

1 L’état actuel du magasin maintenance :

1.1 Composition du stock :

Le magasin maintenance  a stocké depuis sa création plusieurs articles. Ces articles se divisent en 6 catégories de pièces :

•  Les pièces de rechange.
•  Les consommables de la maintenance.
•  Les consommables de l’usine.
•  Outillage maintenance.
•  Les produits chimiques.
•  Outils de levage

1.1.1 Les pièces de rechange : 

La catégorie la plus importante dans le magasin maintenance vu la quantité stockée. Les pièces de rechange sont à consommation aléatoire, ils sont nécessaires à la maintenance des équipements, destinés à remplacer une pièce défectueuse ou dégradée, pour maintenir les paramètres d’exploitation des équipements au niveau de la qualité de la production demandée.

Ces pièces de rechange se divisent en 5 familles :

•  Mécanique : roulements, glissières, pastilles, garnitures mécaniques, courroies, ressorts…

•   Electrique : résistances, fusibles, disjoncteurs, contacteurs, boutons poussoir, voyant, relais…

•  Pneumatique/Hydraulique : vérins, distributeurs, régulateur, électrovanne, manodétendeur, débitmètres, manomètre, silencieuse, soupape…

•  Capteur : détecteurs, sonde de température, capteur de position, capteur de pression, fibre optique

•  Electronique : cartes, afficheurs…

1.1.2 Les consommables de la maintenance :

Ce sont des biens de consommation ou des biens non durables, consommés régulièrement par le service maintenance. Elles ne rentrent pas en compte dans l’entretien courant car leur remplacement dépendra de leur état d’usure tels que : vis, chevilles, écrous, boulons, goupilles, rondelles…

1.1.3 Les consommables de l’usine :

Ce sont les pièces consommées au cours du processus industriel tels que : étiquettes, ruban…

1.1.4 Outillage maintenance :

Ce sont les outils utilisés pendant les interventions de maintenance. 

1.1.5 Les produits chimiques :

•  Anticorrosion
•  Lubrifiants
•  Huile hydraulique…

1.1.6 Outils de levage :

Les matériels de levage sont l’ensemble des accessoires participant au levage d’une charge pondérale tels que les anneaux et les élingues. 

Maintenant il reste à identifier les anomalies. Dans cet objectif, une analyse approfondie sera réalisée dans la suite.

•  Absence d’identification et label sur les étagères, armoires, produits chimiques (lubrifiant, dégraissant, spray peinture), anneaux et élingues de levage
•  Existence d’objets non utilisés et inutiles.
• Absence de codification et d'identification des emplacements pour les pièces de rechange.
•  Classification des pièces de rechange par familles (mécanique, électrique, pneumatique, hydraulique…) non respectée.
•  Existence des pièces de rechange endommagées mélangées avec celles en bonne état
•  Manque des bacs de stockage pour les pièces de rechange et les consommables.
•  Armoire des documents maintenance mal organisé
•  Espace de travail mal organisé et mal rangé.

 corriger ces anomalies afin d’atteindre les objectifs suivantes: 

• Eviter l’encombrement de l’espace de travail par du matériel, des documents, outils ou autres objets inutiles,
• arantir une bonne gestion des emplacements et une localisation claire des pièces de rechange ainsi que du matériel de travail,
•  Prévenir le désordre dans les locaux de travail,
•  Prévenir les accidents de travail en évitant de laisser traîner des obstacles,
• Optimiser les conditions et les temps de travail. Un milieu bien rangé est plus agréable à vivre et évite de nombreuses pertes de temps (temps perdu à chercher des pièces de rechange, outils…).

Ces objectifs peuvent être atteints grâce à la méthode des 5S. Dans cet objectif, une application de cette démarche sera réalisée dans la suite

2 Application de la méthode des 5S :

2.1 Principe de la méthode :

La méthode 5S fait parti des outils de gestion de la qualité dont le but intégral est d’optimiser les conditions et le temps de travail. Elle ne s’applique pas à un processus, mais à un milieu physique (magasin, bureau, poste de travail…). La démarche 5S constitue régulièrement la 1ère étape de toute démarche qualité. Elle vise à garantir la propreté et la bonne organisation du poste de travail. 5S tire son origine de la première lettre de chacun des 5 mots japonais / opérations qui compose cette méthode

Mot Japonais	Traduction	Interprétation
Seiri	Débarras	Trier
Seiton	Rangement	Ranger
Seiso	Nettoyage	Nettoyer
Seiketsu	Ordre	Conserver en ordre et propre
Shitsuke	Rigueur	Formaliser et impliquer

                       Tableau 1: Les 5 opérations de la méthodes des 5S 

 Seiri = Trier et Débarrasser :

Seiri signifie « l’art de savoir jeter ». Cette première étape des 5S consiste à faire une différence stricte entre l’indispensable et l’inutile afin de débarrasser le lieu d’intervention de ce qui encombre pour rien. En réalité, du matériel ou des objets qui ne servent pas occupent inutilement l’espace de travail.

Le sens de « débarrasser » ici signifie donc faire un tri entre ce qui est utile et ce qui ne l’est pas, marquer tout ce dont on doit se débarrasser, proposer une solution alternative pour ce qui ne sert pas actuellement, mais qui peut soit servir plus tard, soit servir ailleurs. Il faut donc faire attention de ne pas se débarrasser des objets saisonniers.

Afin de bien mener une bonne étape Seiri, une décision ferme doit être prise à la suite d’une réponse aux questions suivantes :

•  Est-ce que cet objet est utile ?
•  Est-ce qu’on s’en sert effectivement ? à quelle fréquence ?

Si la réponse à ces deux questions est oui, alors on le garde. Sinon, on s’en débarrasse. Lorsqu’on s’en débarrasse, on a le choix entre le réemployer ailleurs, le recycler ou simplement le jeter.

- Seiton = Ranger :

Seiton signifie « ranger ». C’est la deuxième étape des 5S. Elle consiste à mettre le matériel utile dans un ordre de manière à :

•  le tenir à portée de main,
•  réduire les temps perdus pour les recherches (en fonction de la fréquence d’utilisation, de la facilité de manutention, de la dimension, le matériel sera rangé le plus proche possible du poste de travail),
•  réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation (cela évite par exemple le transport de charges lourdes sur de longues distances, réduit la fatigue des usagers…),
•  permettre le repérage facile des objets manquants.

A la suite de cette opération, il est indispensable que les zones de rangement et celles de circulation soient clairement délimitées, les zones à risque soient identifiées par un marquage de sécurité approprié, les emplacements soient nommés ou codifié en un langage simple et compréhensible par tous.

Les conditions d’un bon rangement sont les suivantes :

• Efficacité (optimiser les temps de recherche, réduire la pénibilité, la fatigue),
• Sécurité (protéger les usagers contre les chutes et heurts, protéger les objets fragiles),
•  Qualité (ne pas faire ranger ensembles des objets ou produits incompatibles, faciliter le repérage de ces derniers dans les aires de rangement). 

- Seiso = Nettoyer et inspecter :

Seiso signifie « nettoyer ». C’est la troisième étape des 5S. Une fois que l’on s’est débarrassé de tout objet inutile, et que les objets utiles ont été tous bien ragés, il faut éliminer sur ces derniers les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que le lieu de l’intervention ainsi que son environnement restent propre et sans danger.

Il faut rendre net et propre tout ce qui est terni par la saleté, les intempéries ou autre agent extérieur. On profite donc de la même occasion pour inspecter chaque objet nettoyer. En effet, le nettoyage permet de mettre en évidence les conditions anormales et au même moment de réaliser du préventif. Le nettoyage enfin garantit au matériel et à l’environnement de travail une durée de vie plus longue.

L’étape Seiso procure donc les avantages suivants : 

•  sur les équipements, elle permet de prévenir les risques de pannes dus au manque d’entretien. Durant le nettoyage, il est possible de détecter de potentielles sources de pannes et d’anticiper leur réparation,
•  dans l’environnement de travail, elle permet de prévenir les risques d’accidents. (ex : la détection anticipée d’une détérioration, fissure, fuite ou un déboulonnement pouvant entraîner un accident), d’améliorer la clarté et la sécurité (meilleur éclairage, peinture, réparation ou remplacement des éléments vétustes…).

- Seiketsu = Conserver en ordre et propre :

Seiketsu permet de maintenir les 3 premiers "S" par une culture des bonnes pratiques et habitudes.

•  définir des règles de travail simples, écrites et accessibles afin d’inciter tout le monde à faire un effort pour que tout reste constamment en ordre. Dire très clairement ce qu'il ne faut pas faire,
•  apprendre à se débarrasser régulièrement des objets inutiles, à ranger et nettoyer tous les jours son environnement de travail,
•  Identifier toutes les erreurs possibles dans le rangement et mettre en place des solutions adéquates pour les empêcher (ex : mise en place systématique de détrompeurs permettant de constater instantanément qu’un outil n’a pas été rangé à sa place),
•  dénombrer les points à surveiller en priorité et rendre visibles toutes les sources potentielles d’anomalies afin d’en faciliter le contrôle,
•  définir les standards ou états de maintien / vérification de ces points.

- Shitsuke = Formaliser / Faire respecter / Progresser :

Le but de cette étape est la mise en place d’un système favorisant continuellement le progrès.
Il serait dommage de revenir en arrière après avoir consacré autant d’effort sur les 4 premiers

 Shitsuke consiste à :

•  Veiller à l’application quotidienne des règles de travail définies,
•  Faire scrupuleusement respecter les procédures écrites,
•  Expliquer autant que nécessaire l’importance des 5S afin de maintenir l’adhésion de tous,
•  Ne pas hésiter à améliorer les règles et à adapter les standards au contexte,
• Prendre en compte les changements saisonniers.

2.2 La méthodologie de mise en place de la méthode 5S 

La méthode 5S est une démarche participative, un travail d’équipe qui nécessite l’adhésion de tous et surtout le respect stricte des objectifs fixés au départ. Pour l’application de cette méthode nous sommes passés par plusieurs étapes.

1. La première étape est la création de l’équipe de travail qui va se charger de la mise en place de la méthode.   Au sommet, on trouve le directeur du site qui s’assure du bon déroulement des travaux dans les délais fixés, ainsi que la validation du travail final. En deuxième lieu, le manager maintenance se charge de l’encadrement des travaux. Et en dernier lieu je me suis chargée avec la présence de l’ensemble des techniciens pour la réalisation des différentes taches. 
2. La deuxième étape est la définition des objectifs et des règles de priorité, la délimitation de la durée et l’évaluation des moyens matériels, humaines et financières à mettre en œuvre.
3. L’étape suivante est la définition d’une politique hygiène et sécurité, le but étant d’évaluer à l’avance les risques et dangers encourus et de définir des mesures de prévention de ces derniers à travers la diffusion de procédures, nous avons prévu des bacs de collecte des déchets et des moyens d’évacuation de ces derniers.
4. La dernière étape est la définition d’un plan d’action détaillé qui précise le lieu d’intervention et les dates de début et de fin de chaque étape 5S. 

2.3 Déroulement et actions :

2.3.1 Débarrasser :

Nous avons commencé par la phase Débarras qui est la première priorité des 5S. 

- Les étagères, les sols et les allées furent nettoyées des pièces cassées, défectueuses, des objets rouillés et de ceux que nous n’avions pas l’intention d’utiliser. 

- Les armoires à outils furent libérées des outils, cassés ou usés et des choses inutiles.

- Dans les tiroirs et armoires furent jetés les documents périmés et inutiles.

- Les objets jetés ont été soumis à l’approbation du service maintenance et ceux gardés ont été rangés en fonction de leur degré de nécessité et de leur fréquence d’utilisation.

2.3.2 Ranger :

Une fois que nous nous sommes débarrassés de toutes les choses dont nous n’avions plus besoin, l’étape suivante a été de décider la place à affecter à chaque chose. Il s’agissait de disposer les objets selon trois critères essentiels qui sont l’efficacité, la qualité et la sécurité, et donc de rechercher la meilleure place pour chacun d’eux.

Le rangement n’est pas un concept difficile à visualiser et à apprécier. Il est simplement difficile à réaliser.

Pour y parvenir nous avons appliqué trois règles simples :

- Choisir la place de chaque objet :

Nous devions donc décider où devaient aller les objets qui n’avaient pas de place attitrée ou une qui ne convenait pas (place d’un autre, perte de temps…).

Si on décidait de garder des pièces en supplément, il devenait obligatoire de les référencer car un grand nombre de pièces ne possédait aucun numéro ou référence.

Les documents de fonctionnement des machines étaient trop dispersés dans les armoires ce qui avait pour incidence des difficultés pour trouver le document dont on a besoin. 

Les étagères étaient mal rangées et seuls les techniciens savaient retrouver un outil ou une pièce. 

Il fallut donc décider d’un choix et d’un mode de rangement pour tous ces objets. 

- Déterminer comment les objets devraient être rangés :

Ceci est essentiel si l’on veut un stockage fonctionnel. Les choses doivent être rangées de manière à être faciles à trouver et accessibles. Pour ranger les objets nous nous sommes donc basés sur la fréquence d’utilisation de ces derniers.

Les documents de fonctionnement des machines ont été tous regroupés et classés par zone. Nous avons réalisé une fiche descriptive de chaque document et sa position dans l’armoire (voir annexe 1) ainsi qu’une fiche d’avertissement afin de rendre chaque document à sa position initiale.

Afin de gérer toutes les pièces de rechange, nous avons décidé de créer pour chaque pièce un code interne et unique 

Pour résoudre le problème d’encombrement des armoires par les produits chimiques et les outils nous avons référencé chaque objet par catégorie. Nous avons évalué la place qu’ils prenaient, et leur fréquence d’utilisation afin de déterminer la quantité nécessaire à avoir en stock au sein du magasin. Nous avons réalisé un nouveau plan d’arrangement des armoires en faisant jouer l’utilité des objets en parallèle avec leur accessibilité.

2.3.3 Nettoyer :

Une fois que nous avons affecté chaque chose à sa place, l’étape suivante a été de nettoyer. Le nettoyage devait être fait de manière régulière et ordonnée chaque jour. Après avoir déterminé pourquoi les choses étaient si sales, nous avons nettoyé tout et partout. 

2.3.4 Conserver en ordre et propre :

Après avoir réalisé les 3 premiers ‘S’, l’avant dernière étape serait de conserver en ordre et propre et cela en respectant les nouvelles règles instaurées à travers l’implantation d’une culture des bonnes pratiques et habitudes. Il s’agit de conserver la volonté d’amélioration continue qui a commencé à germer chez les techniciens. Il faut veiller à ce que les techniciens gardent leur magasin en ordre. Et l’ordre ne s’obtient que lorsque l’on a pris l’habitude de se débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer. Pour cela nous avons rédigé une fiche mensuelle de maintenance, d’entretien et d’ordre (affichée en permanence sur l’affichage au sein du magasin) où toutes les modalités sont décrites

2.3.5 Formaliser / Faire respecter / Progresser :

Après avoir mis toutes les procédures et les règles afin de conserver tout en ordre et propre. L’étape suivante a été de formaliser, faire respecter et progresser. C'est-à-dire la mise en place 

d’un système favorisant continuellement le progrès. Nous nous sommes donc mis d’accord sur le fait de réaliser des audits 5S réguliers, de se maintenir au-dessus des 80% attendus, et de mettre en œuvre les nouvelles solutions retenues. Nous avons mis en place un document des plans d’action 5S (voir annexe 3), il comprend : 

•  Les anomalies détectées,
•  Les actions retenues pour résoudre définitivement le problème,
•  Le responsable de la mise en place concrète de la solution,
•  Le délai de réalisation prévu,
•  L’état d’avancement des actions.

Et afin de veiller à l’application quotidienne des règles de travail définies, nous avons réalisé une formation au profit des techniciens maintenance dans laquelle nous avons expliqué autant que nécessaire l’importance des 5S afin de maintenir l’adhésion de tous.

2.5 Codification des pièces de rechange : 

2.5.1 Codification d’emplacements :

Le code d’emplacement que nous avons adopté dans le magasin est de type alphanumérique, et il est composé comme suit :

•  1er caractère indiquant l’alphabet d’étagère/alphabet armoire.
•  2ème caractère indiquant le numéro d’étage/ligne étage.
•  3ème caractère indiquant le code interne de l’article.

2.5.2 Code interne de l’article 

Le code interne de chaque article est composé comme suit :

· Un numéro de deux chiffres qui indique la famille de l’article. 

Code	Famille de l’article
00	Capteur
05	Pneumatique/Hydraulique
10	Electrique
15	Electronique
20	Matériel PIOVAN
25	Mécanique

Tableau 2: Codification des familles des pièces de rechange 

• Un numéro de deux chiffres qui indique le numéro de la case et cela pour différencier les articles de la même famille.

Exemple :

• L’article : Vérin pneumatique / Référence fabricant : ADN-32-80-A-P-A-30-K8
• Code article : 0552
• Code emplacement : A-L3 

Après avoir codifié les pièces de rechange existantes en stock, maintenant il reste à exploiter le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur dans la gestion des pièces de rechange, alors il reste à les introduire dans le logiciel.

3. Exploitation du logiciel de GMAO Minimaint :

Minimaint est un logiciel de GMAO qui permet une gestion globale du service maintenance . Parmi ses fonctions :

•  Gestion des équipements,
• Gestion de la maintenance : corrective (avec OT : ordre de travaux, ou BT : bon de travaux), préventive (systématique, conditionnelle, prévisionnelle), etc. Ce module comporte souvent des fonctionnalités ouvertes à des utilisateurs au-delà du service de maintenance, comme une gestion des demandes d'intervention (DI), permettant à toute personne autorisée de l'entreprise de signaler une anomalie devant être prise en considération par la maintenance. 
• Gestion des stocks : magasins, quantités minimum ou maximum de réapprovisionnement, référencement et recherche, articles de rechange, catalogue fournisseurs, etc. 
• Gestion des achats : de pièces détachées ou de services (sous-traitance, forfait ou régie), cycle devis / demande d'achat / commande / réception & retour fournisseur, facturation, etc. 
• Gestion du personnel et planning : activités, métiers, planning de charge, prévisionnel, etc. 
• Gestion des coûts et budget : de main d'œuvre, de stocks, d'achat, de location de matériel, préparation des budgets, suivi périodique, rapports d'écart, etc. 

Figure 49: Interface d'accueil du logiciel GMAO Minimaint

Afin d’exploiter le logiciel et le rendre opérationnel pour la gestion du stock nous devons créer les pièces de rechange dans Minimaint avec la nouvelle codification que nous avons établie.

3.1 Création des pièces :

Pour la création de chaque pièce de rechange dans Minimaint nous avons saisi les informations suivantes : 

- Le code de la pièce de rechange
- La désignation,
- La famille de la pièce de rechange (mécanique, pneumatique, électrique…),
- La référence de la pièce de rechange,
- La criticité de la pièce de rechange,
- La quantité disponible en stock,
- Le prix unitaire,
- Le seuil de réapprovisionnement
- La quantité maximale souhaitée
- Le lieu de stockage,
- Le fournisseur

3.2 La gestion des stocks

La gestion des stocks est une fonctionnalité située au cœur de Minimaint, ce dernier permet de : 

•  Suivre les entrées/sorties du magasin,
•  Lister les pièces de rechange,
•  Garder l'historique du stock,
•  Surveiller les niveaux,
• Editer des demandes d'approvisionnement (automatiques ou manuelles).

Conclusion

Dans l’objectif de minimiser le temps perdu pendant la recherche des pièces de rechange au sein du magasin maintenance, nous étions amenés à suivre une méthodologie de travail bien déterminée.